El uso incorrecto de herramientas para registrar la jornada laboral lleva al incumplimiento de la normativa. El Ministerio de Trabajo busca imponer sistemas de control electrónicos para prevenir fraudes.

“Yo anoto en una libreta las entradas y salidas de mis empleados al final del día. Es más fácil para todos”, comenta Ana, dueña de una pequeña tienda de ropa en el centro de Valencia. A unos kilómetros, en un almacén logístico, Javier, supervisor de turno, admite: “Cada viernes revisamos las horas trabajadas y rellenamos los registros semanales en un archivo de Excel. Así todo queda ‘listo’”. Estas prácticas, aunque comunes en muchas pymes españolas, están lejos de cumplir con la normativa que exige un registro horario fiable y actualizado en tiempo real.

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El registro horario obligatorio, implementado en 2019 bajo la gestión de la entonces ministra de Trabajo Magdalena Valerio, tenía un propósito claro: hacer visibles las horas extraordinarias que se realizaban y garantizar que los trabajadores pudieran reclamar su pago o compensación. La norma también buscaba sancionar los excesos, permitiendo solo un máximo de 80 horas extra anuales por trabajador, salvo en casos de fuerza mayor.

Cinco años después, los resultados son mixtos. Según la Encuesta de Población Activa (EPA), el porcentaje de trabajadores que realizan horas extra (cerca del 5% o 900.000 personas) no ha cambiado, aunque el promedio semanal por empleado ha disminuido ligeramente: de 8,5 horas en 2018 a 7,4 en 2023. Aun así, el volumen total de horas extra sigue rondando los 6,5 millones semanales, prácticamente igual que antes de la norma, en un contexto de mayor empleo.

Esta situación no satisface ni al Gobierno ni a los sindicatos. El secretario de Estado de Empleo, Joaquín Pérez Rey, calificó la situación como “inadmisible” en el Congreso, destacando que millones de horas extra aún no se pagan. Su solución: reforzar el registro horario con sistemas obligatoriamente electrónicos, inviolables y accesibles para la Inspección de Trabajo. Esta medida, que busca frenar el incumplimiento, se enmarca en el plan del Ministerio de Trabajo para reducir la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales, aunque el registro electrónico podría aprobarse incluso si el Parlamento no avala la reducción de la jornada laboral.

Número medio de horas efectivas semanales trabajadas

Por todos los ocupados en función de su situación profesional

A pesar de las buenas intenciones del registro horario obligatorio, su implementación ha dejado mucho margen de mejora. Según expertos laborales, el principal problema radica en el diseño legal de la normativa, que ha sido lo suficientemente laxo como para permitir trampas, especialmente en pymes con recursos limitados. En contraste, las grandes corporaciones, gracias a sus mayores capacidades, suelen cumplir con mayor rigor.

La falta de medios en la Inspección de Trabajo agrava esta situación. Con sanciones máximas de apenas 7.500 euros, los incentivos para cumplir son escasos. Entre 2020 y 2024, se registraron 6.263 sanciones relacionadas con el registro horario, sumando un total de poco más de nueve millones de euros. Sin embargo, los inspectores explican que el control de la jornada también se revisa en otras intervenciones, como las relacionadas con denuncias de horas extra o descansos insuficientes.

En 2023, se llevaron a cabo 35.503 actuaciones sobre tiempo de trabajo y horas extra, detectando 14.292 infracciones y aplicando sanciones por un total de 15,5 millones de euros. Este año, hasta septiembre, ya se han realizado 28.393 inspecciones, con sanciones que alcanzan los 12,6 millones. Aun así, estos esfuerzos no han sido suficientes para frenar las irregularidades generalizadas, dejando claro que el sistema actual requiere ajustes más estrictos y mejor supervisión.

La fragilidad del registro en papel

La manipulación de los registros horarios sigue siendo una práctica común, especialmente en pequeñas y medianas empresas. Miguel Ángel Montero, representante del sindicato CSIF en la Inspección de Trabajo, señala la urgencia de implementar un registro digital interconectado con la Inspección. Según él, los métodos actuales, como el papel, Excel o Word, son demasiado manipulables: “Incluso hemos detectado que muchas pymes prefieren registrar en papel y, si es a lápiz, mejor, para poder borrarlo”.

Los tribunales también han cuestionado el uso del papel para estos registros. En febrero de 2022, la Audiencia Nacional falló en contra de una empresa ferroviaria que utilizaba hojas de papel firmadas por los empleados al inicio de la jornada y estimaciones de la hora de salida. El tribunal destacó la falta de fiabilidad de este método y la necesidad de registros más precisos y reales. Estos casos subrayan la necesidad de evolucionar hacia sistemas digitales que eliminen las lagunas del modelo actual y garanticen la transparencia.

Actuaciones de la Inspección en materia de registro horario

Las sanciones son en euros.

El truco del doble registro

Los inspectores de Trabajo han identificado diversas formas de manipulación en los registros horarios, siendo una de las más comunes el uso de un doble registro, conocido como “registro A y B”. Según fuentes del sector, los trabajadores registran sus entradas y salidas reales en un formato fácilmente modificable, como papel, Excel o Word, donde se reflejan las horas extraordinarias realizadas.

Posteriormente, tras un periodo de tiempo —que puede ser de una semana, 15 días o un mes—, el empresario guarda un registro alterado que omite las horas extra o las reduce significativamente. Así, si la Inspección de Trabajo solicita los datos, solo se presentan los registros “oficiales” del mes en curso, mientras que los de años anteriores, que la ley obliga a conservar, han sido manipulados previamente. Este método evidencia la urgencia de adoptar sistemas inviolables y digitales para garantizar la transparencia.

Este inspector aboga por la obligatoriedad de digitalizar los registros horarios y conectarlos a una red centralizada del Ministerio de Trabajo. Esto permitiría a la Inspección acceder a los datos en tiempo real y, por ejemplo, verificar quién está trabajando en un momento dado, lo que facilitaría un diagnóstico más preciso de la situación laboral.

Montero subraya la importancia de que esta digitalización se implemente con el mayor consenso posible, ya que limitaría significativamente los abusos laborales. “Erradicar estos abusos no debería ser una cuestión política, sino un objetivo común”, señala. Además, defiende que la red donde se almacenen los registros sea de acceso “libre y gratuito”, dado que muchas pymes argumentan que la falta de digitalización y los costos asociados son obstáculos para cumplir con esta medida.

La digitalización, un reto aún pendiente

Aunque el registro digital obligatorio promete mayor precisión y transparencia, tampoco está exento de manipulaciones. Esto requiere que los inspectores de trabajo adquieran formación especializada para analizar aspectos técnicos como algoritmos o la configuración de los software utilizados. Un ejemplo de manipulación tecnológica se encuentra en una empresa del sector de las comunicaciones, donde el sistema de fichaje, inicialmente diseñado para registrar las jornadas reales, fue reprogramado para reasignar automáticamente las horas extra a la pausa para la comida, haciendo que estas no se reflejen.

Además de las trampas empresariales, la falta de recursos en la Inspección de Trabajo sigue siendo un problema significativo. Según una asesoría laboral, los inspectores suelen enfrentarse a grandes volúmenes de información que dificultan una revisión exhaustiva. En algunos casos, ante indicios de irregularidades, prefieren negociar directamente con las empresas las sanciones, lo que limita la eficacia del control.

La cuantía de las multas también representa un punto débil en el sistema actual. En materia de registro horario, se aplican sanciones por empresa, con un máximo de 7.500 euros, una cifra insuficiente para disuadir a muchas empresas. El Ministerio de Trabajo propone endurecer estas multas, cobrando por trabajador afectado en lugar de por empresa, lo que incrementaría significativamente las sanciones. Sin embargo, mientras que la digitalización del registro horario puede implementarse sin necesidad de pasar por el Parlamento, modificar el régimen sancionador sí requiere su aprobación, un desafío en el actual contexto político fragmentado.

Esta combinación de problemas técnicos, falta de recursos y sanciones insuficientes subraya que la digitalización, aunque necesaria, no resolverá por sí sola los retos asociados al registro horario. Se necesita un enfoque integral que aborde tanto la implementación tecnológica como el refuerzo de los mecanismos de supervisión y penalización.

Número de inspectores y subinspectores de Trabajo

La escasez de inspectores limita el control laboral

El Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS) lleva años denunciando la falta de personal en este organismo, dependiente del Ministerio de Trabajo, lo que dificulta un control efectivo de las prácticas laborales en las empresas. Actualmente, España cuenta con 1.000 inspectores, muy por debajo del estándar recomendado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que establece un inspector por cada 10.000 trabajadores. En el caso español, esta proporción se eleva a un inspector para 15.000 trabajadores, asignando a cada funcionario la supervisión de aproximadamente 1.500 centros de trabajo. “Necesitamos una estructura que aún no tenemos y que llevamos pidiendo desde 2021”, reclama Ana Ercoreca, presidenta del SITSS.

En 2019, el Ministerio de Trabajo alcanzó un acuerdo con los sindicatos para reforzar la Inspección, con tres objetivos clave: reorganizar su estructura, mejorar las condiciones laborales del personal e incrementar la plantilla. Sin embargo, este plan no ha avanzado debido a las reticencias del Ministerio de Función Pública, responsable de autorizar aumentos en el personal público. Pese a una huelga general indefinida convocada por los inspectores, que apenas duró dos días, los avances han sido mínimos. “Solo pedimos que se cumpla lo acordado”, insiste Ercoreca.

La falta de acción no solo afecta la capacidad de supervisión, sino que también deja en evidencia la necesidad de un compromiso político para fortalecer el control laboral en un entorno cada vez más complejo.

¿Ha servido de algo el registro horario obligatorio?

A pesar de sus fallos, el registro horario obligatorio ha representado un avance significativo en el control de la jornada laboral. Según Daniel Cifuentes, socio de Laboral de Pérez-Llorca, la normativa de 2019 permitió a despachos de abogados y asesores laborales crear guías claras sobre cómo debía aplicarse. Esto ayudó a muchas empresas a entender que las horas extra son voluntarias tanto para empleados como para empleadores, reduciendo su realización y evitando sanciones.

Además, la norma ha generado acuerdos tácitos entre empresas y trabajadores para autorizar horas extra de manera transparente y ha motivado la adecuación de sistemas de registro a las franjas horarias pactadas. Por ejemplo, en una universidad privada, los empleados solo pueden registrar sus horas dentro del rango de 7:30 a 19:30.

Confianza y productividad: un cambio cultural positivo

Xavier Gangonells, director de la Asociación Española de Directivos (AED), destaca que, aunque inicialmente hubo resistencia, especialmente en las pymes, muchas empresas han comprendido que el registro horario fomenta la confianza entre empleadores y empleados. Esto, a su vez, ha contribuido a mejorar la productividad al hacer más efectivas las horas de trabajo.

Sin embargo, Gangonells también subraya que aún hay margen de mejora, especialmente en sectores donde las horas extra son habituales. Aunque el registro obligatorio ha reducido las horas extraordinarias no remuneradas, no ha logrado impulsar la productividad de manera significativa.

El reto de la productividad en España

Jorge Calviño, vicepresidente de la Asociación Española de Directores de Recursos Humanos (AEDRH), considera que el registro horario es solo un paso inicial. Para abordar la baja productividad en España, sería necesario un programa claro de inversiones para ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia. Calviño advierte que medidas intervencionistas, como las que se proponen, podrían aumentar la precariedad, afectando especialmente a las pymes.

Asimismo, sugiere que España debería replantearse ciertos hábitos laborales y adoptar modelos de otros países con mejores resultados, donde una mejor organización permite vivir y trabajar con mayor calidad.

En conclusión, aunque el registro horario ha traído avances positivos, aún existen retos por superar, tanto en la implementación efectiva de la normativa como en el desarrollo de estrategias más amplias para mejorar la productividad en el ámbito laboral.