¿Fichajes falsos validados por empleados? Así lo ve la ley (y lo que se viene en 2025)

Jurisprudencia actual sobre registros autodeclarativos vs. automatizados

La jurisprudencia laboral española ha venido avalando sistemas de registro de jornada autodeclarativos (es decir, basados en que el propio trabajador introduzca sus horas) siempre que cumplan ciertas garantías. Tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo han confirmado que es legal un registro horario donde el empleado refleje diariamente su hora de inicio y fin de jornada mediante una aplicación o medio proporcionado por la empresa . De hecho, la Audiencia Nacional señaló en 2020 que el hecho de que el registro se fundamente en datos declarados unilateralmente por el trabajador no colisiona con el art. 34.9 ET, que deja la forma de registro a la negociación colectiva, ni con la doctrina del TJUE sobre sistemas “objetivos y fiables” . En otras palabras, si cada empleado anota de forma veraz sus tiempos de trabajo (por ejemplo, en una app corporativa o incluso en soporte papel), ello no desvirtúa la objetividad ni fiabilidad del sistema .

El Tribunal Supremo ratificó esta interpretación en la STS nº 299/2022, de 5 de abril de 2022, validando un acuerdo sectorial que implantó un registro autodeclarativo por parte del trabajador . Posteriormente, en una sentencia de enero de 2023 (rec. 78/2021), el Supremo reiteró que obligar al empleado a anotar cada día sus horas de entrada, salida e interrupciones no contraviene el requisito legal de un registro “objetivo y fiable” . El Alto Tribunal reconoció el riesgo teórico de que un trabajador pudiera sentirse presionado a no reflejar todas las horas realmente trabajadas (por miedo a mostrar excesos de jornada) . Sin embargo, subrayó que ese riesgo existe en casi cualquier modalidad de control horario que requiera una acción del empleado (fichar en un dispositivo, marcar tarjeta, usar huella dactilar, etc.), y que tal riesgo no invalida por sí solo el sistema pactado . En suma, mientras haya acuerdo con la representación de los trabajadores e instrucciones claras para asegurar un registro veraz, los jueces han considerado lícitos estos sistemas basados en la declaración personal del trabajador .

Por otro lado, los tribunales también han marcado límites a prácticas menos rigurosas de control horario. En una sentencia de febrero de 2022, la Audiencia Nacional censuró que una empresa utilizara horarios estimados para la salida (en lugar de la hora real de fin de jornada) . Los magistrados consideraron que registrar la jornada con meras estimaciones contravenía claramente el Real Decreto-ley 8/2019, que exige consignar el horario concreto de inicio y fin de la jornada . Es decir, introducir datos ficticios o predeterminados (aunque parezcan realistas) en lugar de la hora real supone un incumplimiento de la obligación legal de veracidad en el registro. En aquel caso, la AN ordenó a la empresa implantar un sistema “fiable y objetivo” en 30 días . Esta y otras sentencias recientes muestran una tendencia judicial: si bien la ley de 2019 no prohibía expresamente el registro en papel o la autodeclaración (de hecho, se admite cualquier medio siempre que garantice la exactitud), los jueces valoran negativamente aquellos sistemas sin trazabilidad objetiva o susceptibles de manipulación. De hecho, la propia Inspección de Trabajo y los tribunales han enfatizado el principio de veracidad y objetividad del registro de jornada, prefiriendo herramientas que minimicen las alteraciones y dejen rastro fiable de cada fichaje.

El principio de veracidad y objetividad en el registro de jornada

Tanto la normativa vigente desde 2019 como la jurisprudencia insisten en que el registro horario debe ser fidedigno. La obligación introducida en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) por el RDL 8/2019 pretendía crear un sistema efectivo de control del tiempo de trabajo. Aunque aquella norma no impuso un método específico, sí se perseguía que cualquier sistema adoptado proporcione información “fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”, ya sea por el empresario o por el propio empleado . En palabras del Ministerio de Trabajo, el instrumento de registro (papel, digital o mixto) debe garantizar la trazabilidad de la jornada y un rastreo fehaciente e invariable de los datos una vez registrados . Esto refleja el principio de objetividad y veracidad: los registros han de corresponderse con la realidad de las horas trabajadas, sin márgenes para fabricarlos o alterarlos después.

Los jueces, por su parte, han abrazado la doctrina emanada del Tribunal de Justicia de la UE, que exige sistemas “objetivos, fiables y accesibles” para el cómputo de la jornada . Por ejemplo, la Sentencia C‑55/18 del TJUE (Deutsche Bank) influyó en España para establecer el registro obligatorio y ha sido citada en fallos nacionales enfatizando la necesidad de registros veraces. Por ello, las resoluciones judiciales tienden a invalidar sistemas que no garanticen esa objetividad. Si un empleador implementa un mecanismo que en la práctica permite registrar menos horas de las efectivamente trabajadas o simular fichajes (p. ej. rellenando automáticamente horas estándar), se considera que vulnera el principio de veracidad. Un registro “de buena fe” basado en la declaración del trabajador es aceptable –siempre que este introduzca sus horarios reales–, pero un registro con datos predeterminados por la empresa es mucho más cuestionable, aunque luego se “validen” por el empleado.

En definitiva, el criterio jurisprudencial actual es que la fiabilidad y objetividad priman sobre la forma: no importa tanto si se ficha con huella, tarjeta, app o papel, sino que el sistema produzca un reflejo cierto de la jornada diaria. Cualquier mecanismo debe impedir la manipulación (antes o después de anotar la hora) y recoger con exactitud el momento de inicio y final de cada jornada . Sobre esta base, los jueces han apreciado que la validación posterior por el trabajador no convierte en lícito un dato falso de origen. Es decir, si el sistema genera fichajes ficticios pero luego pide al empleado “firmarlos”, esa validación tardía difícilmente subsana la falta de objetividad inicial. No existiría un rastro objetivo de que en ese momento el trabajador estaba iniciando o terminando su labor, sino un apunte creado a posteriori. Por tanto, el consenso jurisprudencial apunta a que la robustez del registro radica en su veracidad instantánea (registro en el momento real) y en su inmutabilidad, más que en quién introduce el dato.

Nueva normativa 2024/2025: hacia el registro electrónico obligatorio

A partir de 2024, el panorama legal del control horario en España experimentará cambios importantes. El Gobierno ha aprobado –en el contexto de la reducción de la jornada a 37,5 horas semanales– una reforma que hará obligatorio el registro de jornada electrónico y con mayores garantías . Según anunció la Vicepresidenta segunda y Ministra de Trabajo, “el registro de jornada será digital y se efectuará por control remoto”, permitiendo a la Inspección de Trabajo acceder a los datos en tiempo real de forma telemática . Esto supone el fin del fichaje en papel tal como se conocía: todos los sistemas deberán ser digitales y además interoperables con la autoridad laboral.

Las principales novedades de esta reforma (actualmente en anteproyecto de ley) incluyen:

• Exigencia de medios digitales: Se añadirá un artículo 34.bis al ET estableciendo que la empresa debe llevar un registro diario de jornada por medios digitales que aseguren la objetividad, fiabilidad y accesibilidad de los datos . En otras palabras, ya no valdrá cualquier método; tendrá que ser un sistema electrónico que garantice registros veraces e inalterables, identificando inequívocamente a la persona que ficha . Por ejemplo, soluciones digitales con login personal, biometría, aplicaciones móviles, etc., que impidan manipulaciones.

• Acceso remoto para inspección: El sistema deberá permitir que la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social consulten los registros de forma remota y en tiempo real . Esto incrementa la transparencia y facilita el control inmediato de posibles excesos de jornada o fraudes (ya no dependerá de revisar papeles in situ).

• Entrega de resumen al trabajador: La nueva normativa obligará a entregar a cada empleado un resumen mensual de sus horas trabajadas, incluyendo horas extra, junto con su nómina . Esto refuerza la transparencia y permite al trabajador comprobar que sus horas están bien contabilizadas y reclamar discrepancias.

• Mayor rigor en la identificación y seguridad: Se requerirá la identificación inequívoca del autor de cada registro , garantizando que nadie ficha por otro. Además, se prevé que estos sistemas cumplan con la protección de datos y registren cualquier modificación con trazabilidad, asegurando así la autenticidad de la información.

• Aumento de sanciones: La Ley sobre Infracciones y Sanciones (LISOS) será endurecida. Incumplir las obligaciones de registro de jornada constituirá una infracción por cada trabajador afectado, computándose incluso el falseamiento de datos en el registro como infracción grave . Las multas proyectadas oscilan entre 1.000€ y 10.000€ por trabajador en caso de ausencia de registro o datos falseados , aumentando significativamente el riesgo económico para las empresas infractoras. Además, las sanciones generales por no registrar (ya tipificadas desde 2019) también se verán elevadas.

Estas medidas, previstas para entrar en vigor posiblemente antes del verano de 2025 , suponen un cambio de enfoque legal. Hasta ahora la ley permitía flexibilidad en el “cómo” registrar (siempre que se cumpliera el objetivo), pero con la reforma se impondrá el cómo: exclusivamente medios digitales y fiables. Esto responde, en parte, a la evolución jurisprudencial y a la constatación de que los soportes manuales o sistemas laxos facilitan el fraude horario. Con la reforma, prácticas como los registros en papel, hojas Excel autocompletadas o softwares que generan fichajes por defecto ya no tendrán encaje legal. De hecho, la propia exposición de motivos del anteproyecto menciona garantizar un registro objetivo para combatir las horas extra no pagadas, con inspiración en la sentencia europea y en la necesidad de modernización.

¿Validación del trabajador = registro válido?

Un punto crítico a analizar es el rol de la validación del empleado en sistemas híbridos o semiautomáticos. ¿Basta con que el trabajador “confirme” un horario generado automáticamente para que el registro se considere legal y veraz? Actualmente, la validez jurídica del registro depende más de cómo se origina el dato que de una confirmación posterior. Si el horario ha sido capturado o introducido de forma objetiva en el momento debido (por ejemplo, el empleado ficha a la entrada y salida), entonces su mera existencia ya es una prueba fiable, sin necesidad de ulteriores validaciones. En cambio, si el dato se genera sin intervención del trabajador (p. ej. el sistema rellena una hora estimada) y luego se le pide al empleado que lo valide a posteriori, nos encontramos en una zona gris que despierta recelos legales.

Hasta la fecha, no hay jurisprudencia explícita sobre un sistema que genere fichajes ficticios con apariencia real para luego someterlos a confirmación del empleado, ya que la mayoría de casos analizados versan o bien sobre autodeclaración directa por el trabajador, o bien sobre incumplimientos evidentes (falta de registro, registros incompletos, etc.). Sin embargo, a la luz de los principios extraídos de las sentencias:

• La introducción manual y personal de los tiempos por parte del trabajador es una garantía de veracidad (presumiblemente, el empleado conoce sus horas reales). Por eso el TS validó sistemas autodeclarativos, porque el trabajador introduce datos veraces cada día . En un sistema automatizado, esa premisa cambia: el dato inicial no proviene del trabajador ni de un control objetivo (como una huella), sino de un cálculo o algoritmo. La veracidad “de origen” es discutible.

• Si el trabajador luego valida, en la práctica está certificando esos datos como ciertos. Legalmente podría argumentarse que dicha validación equivale a una autodeclaración (pues el empleado da su visto bueno a que ese fue su horario). No obstante, cabría preguntarse si la validación es verdaderamente libre y consciente. ¿El trabajador comprueba cada día y corrige si el sistema se equivocó? ¿O simplemente aprueba por rutina lo que la aplicación le muestra? Si la validación es meramente formal, el registro seguiría sin cumplir el ideal de objetividad.

• Un riesgo adicional es la falta de trazabilidad: en un registro tradicional, queda marca de la hora exacta en que se fichó. En un sistema con generación posterior, podría no haber marca del momento real en que ocurrió la entrada/salida, solo del momento de la validación (que quizás sucede horas o días después). Esto debilita la fuerza probatoria del registro. Precisamente la normativa exige “documentar día a día” el inicio y fin de la jornada , lo que se interpreta como registrarlo en el mismo día, no a posteriori.

En resumen, la validación del trabajador no convierte automáticamente en legal un registro que de por sí no sea objetivo. Si los datos fueron generados automáticamente sin base real, la inspección laboral o un juez podrían considerar que la empresa está falseando el registro, aunque el trabajador lo haya firmado. Máxime con la nueva ley, que tipifica expresamente el falseamiento de datos como infracción . Solo sería defendible un sistema así si se demuestra que el trabajador realmente verifica y corrige cualquier divergencia, asumiendo en la práctica el control de la exactitud. Aun así, está por ver que los tribunales acepten como “fiable” un método que invierta la carga en el empleado para detectar errores de un registro automatizado. La tendencia regulatoria va más bien en sentido contrario: que el sistema mismo garantice la fiabilidad, no que el empleado tenga que enmendarlo.

Por ejemplo, pensemos en un caso: el sistema propone que Pepé trabajó de 9:05 a 17:55, generando esos tiempos aleatoriamente cercanos a su horario habitual, y Pepé cada semana pulsa “aceptar”. Si un día Pepé en realidad salió antes o después pero no lo modifica, el registro sería falso. Ante una inspección, esos registros “realistas” pero no confirmados en tiempo real podrían considerarse inválidos. Incluso si Pepé los firmó, ¿qué pesa más, la firma o la realidad? Es probable que se imponga la realidad: la firma habría ratificado un dato erróneo. En definitiva, la validación del trabajador aporta valor legal cuando refrenda un dato cierto, pero no legitima un dato incierto. Lo más prudente es que el trabajador sea quien genere el apunte (fichando él mismo) y no solo quien lo convalide a posteriori.

Riesgos legales de los sistemas que simulan fichajes

Implementar un sistema que “simula” registros de jornada sin base objetiva conlleva riesgos significativos en varios frentes:

• Sanciones administrativas: Como se mencionó, la normativa de inspección sanciona la falta de registro y la manipulación de datos. Si una empresa presenta ante la Inspección de Trabajo unos registros aparentemente correctos pero que en realidad fueron confeccionados a posteriori, se expone a multas. Actualmente, la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social) califica la transgresión del deber de registro como infracción grave, sancionable con hasta 7.500 € aproximadamente. Con la reforma, esa horquilla sube hasta 10.000 € por trabajador afectado . Es decir, “fichajes simulados” para, digamos, 10 empleados podrían suponer hasta 100.000 € de multa si se considera que se falsearon los datos de cada uno. Además, cada vez que la Inspección detecta registros inválidos suele requerir a la empresa corregir el sistema de inmediato, bajo amenaza de nuevas sanciones si persiste en el incumplimiento .

• Presunciones en contra de la empresa: En caso de disputa judicial (por ejemplo, reclamación de horas extra no pagadas, o un despido por absentismo donde se discutan las horas trabajadas), un registro poco fiable puede volverse contra la empresa. La ley dispone que si no existe registro de jornada, se presumirá que el trabajador ha cumplido la jornada completa pactada . Igualmente, tratándose de contratos a tiempo parcial, la ausencia o deficiencia del registro hace presumir que el contrato es a jornada completa . Esto significa que, si los fichajes simulados son impugnados y considerados nulos, la empresa tendría muy difícil probar la duración real de la jornada. Los tribunales podrían dar por válidas las alegaciones del trabajador (por ejemplo, sobre horas extraordinarias realizadas). En definitiva, un registro inválido deja a la empresa sin prueba de los horarios, invirtiendo la carga de la prueba en su contra .

• Nulidad de despidos o sanciones internas: Si una empresa despide o sanciona a un empleado por supuestas ausencias o incumplimientos horarios basándose en registros manipulados, se arriesga a que, al demostrarse la falta de fiabilidad del sistema, esas medidas disciplinarias sean declaradas improcedentes o nulas. Por ejemplo, no sería extraño que un trabajador argumente que fue obligado a firmar horarios falsos, y que en realidad hacía más horas (no menos). En tal caso, podría incluso darse la vuelta a la tortilla y considerar el despido como represalia por haber trabajado de más.

• Daños reputacionales y responsabilidades adicionales: El uso de sistemas fraudulentos de control horario puede acarrear también un perjuicio reputacional (que una empresa sea señalada públicamente por “maquillar” las horas de sus empleados es muy negativo en términos de responsabilidad social corporativa). Por otro lado, aunque en principio hablamos de incumplimientos administrativos, si la falsificación de registros fuera muy grave y deliberada, no es descartable que en casos extremos se investiguen responsabilidades penales por falsedad documental o contra los derechos de los trabajadores, aunque sería un escenario límite. En cualquier caso, la Inspección suele optar por la vía administrativa sancionadora, que ya de por sí es contundente.

En resumen, los sistemas de registro que no cuenten con trazabilidad objetiva (huella, marca temporal, geolocalización real, etc.) suponen un alto riesgo legal. La empresa puede incurrir en multas cuantiosas, ver comprometida su posición probatoria en juicios laborales, e incluso enfrentar la nulidad de acuerdos o sanciones internas apoyados en tales registros. La nueva normativa viene a reforzar aún más estos riesgos, al dejar claro que simular fichajes equivaldrá a falsear datos, sancionable por cada empleado afectado . La recomendación inequívoca es no jugar con “fichajes de mentira”, pues el coste potencial supera con creces cualquier beneficio aparente de simplificar el registro.

Perspectiva del Tribunal Supremo ante la reforma inminente

Con la próxima entrada en vigor del registro digital obligatorio, es de esperar que el Tribunal Supremo adapte sus criterios a la nueva realidad normativa. Hasta ahora, el Supremo había dado cabida a soluciones autodeclarativas –incluso 100% manuales– basándose en que la ley no imponía un método concreto y permitía la negociación colectiva al respecto . Pero una vez que la ley exija expresamente medios digitales y mayor objetividad, la flexibilidad interpretativa se reducirá. Algunos escenarios sobre los que el TS podría pronunciarse en un futuro próximo incluyen:

• Validez de acuerdos previos vs. nueva ley: Muchos convenios o pactos de empresa establecieron sistemas de registro (por ejemplo, mediante declaración del trabajador en una aplicación). Con la reforma, esos acuerdos tendrán que ajustarse. Si alguna empresa pretendiera mantener un sistema antiguo amparándose en un convenio, podría surgir un conflicto. Es previsible que el TS afirme la primacía de la nueva ley sobre acuerdos preexistentes en lo que respecta a la forma del registro. Los precedentes como la STS 299/2022, que validaban el registro autodeclarado pactado , quedarían condicionados por el hecho de que ahora la ley elevará el estándar (exigiendo registro digital, trazable). El TS podría decir: “ese sistema fue válido bajo la ley de 2019, pero tras la reforma de 2024 debe adaptarse a los nuevos requisitos para seguir siéndolo”.

• Clarificación de “medios digitales objetivos”: Dado que la ley hablará de medios digitales que aseguren objetividad, el TS podría verse llamado a concretar qué características hacen a un sistema objetivamente fiable. Por ejemplo, si un caso controvertido llegara a sus manos (quizá una sanción a una empresa por usar un sistema semi-automatizado), el Tribunal Supremo tendría que evaluar si ese sistema cumple con la exigencia de objetividad. Sus sentencias podrían perfilar criterios técnicos-jurídicos: p. ej., exigir sistemas con marcas temporales automáticas, con registro inviolable de modificaciones, con identificación biométrica o similar, etc. Dado el énfasis de la reforma en impedir manipulaciones, es probable que el TS adopte una línea estricta: solo considerará conformes a derecho aquellos registros que no dependan exclusivamente de la “buena fe” del usuario o del empleador para reflejar la realidad.

• Derechos del trabajador en el registro: El TS también podría pronunciarse sobre situaciones nuevas derivadas de la reforma, como la garantía de no represalia por registrar la jornada. La nueva ley plantea que ningún trabajador pueda ser sancionado por anotar sus horas o por reclamar sus derechos vinculados al registro . Si hubiera conflictos (por ejemplo, un empleado penalizado por negarse a usar un sistema irregular, o por insistir en registrar sus horas extraordinarias), el Supremo seguramente reforzará esa protección. Esto va en línea con su preocupación previa por el “temor” del trabajador a reflejar todas sus horas . Ahora, con la reforma, ese temor se quiere disipar con protección legal explícita, y el TS vigilará su cumplimiento efectivo.

• Continuidad de la doctrina previa: Cabe destacar que nada de lo que viene contradice la filosofía fundamental de las sentencias anteriores, sino que la desarrolla. El TS había dicho “de lege ferenda” (esto es, a futuro) que sería conveniente una norma que clarificase la obligación de registro – y esa norma ha llegado. También el TS se apoyó en la idea de objetividad y fiabilidad (TJUE) , que ahora estará integrada en la ley misma. Por tanto, es de esperar una transición coherente: el Tribunal Supremo seguirá insistiendo en registros veraces, solo que ahora con menor tolerancia a formatos débiles. Posiblemente, en sus futuros fallos citará la nueva regulación para afirmar que ya no cabe interpretar la ley en el sentido de permitir sistemas sin soporte digital (como sí cabía antes).

En definitiva, el Tribunal Supremo probablemente avalará las medidas de la reforma y endurecerá su propio criterio acorde a ellas. Precedentes como las SAN 126/2019 y SAN 116/2020 de la Audiencia Nacional –que habían validado registros autoimplantados por el trabajador – y las STS de 2022/2023 –que los confirmaron– servirán ahora de base para decir: sí, el trabajador puede gestionar su fichaje, pero ahora mediante sistemas digitales seguros. Y seguramente el TS respaldará a la Inspección de Trabajo cuando esta sancione a empresas rezagadas que sigan con métodos obsoletos o tramposos. En resumen, se espera una línea jurisprudencial acorde al espíritu de la reforma: rigor tecnológico y veracidad plena en el control horario.

Recomendaciones para responsables de RRHH ante el nuevo escenario

Dada esta evolución normativa y jurisprudencial, los directores de Recursos Humanos deben tomar un rol proactivo para asegurar el cumplimiento en materia de registro de jornada. Algunas recomendaciones claras serían:

• Implantar un sistema digital de control horario cuanto antes. Si su empresa aún utiliza fichajes en papel, hojas de cálculo manuales o sistemas “caseros”, es urgente migrar a una solución electrónica. Busque un software de registro horario homologado o ampliamente utilizado, que permita a cada empleado fichar sus entradas y salidas (vía app móvil, ordenador, lector biométrico, etc.). Asegúrese de que el sistema identifica al usuario unívocamente, sella fecha y hora en cada registro, y bloquea o registra cualquier alteración posterior (para garantizar la inmutabilidad de los datos). Esto no solo le preparará para la obligación legal de 2024, sino que ya actualmente cumple con la recomendación de “información fiable e inmodificable” del Ministerio .

• Eliminar prácticas de “fichaje simulado” de inmediato. Si en su organización se ha venido usando un método de generar fichajes por defecto (por ejemplo, asignar automáticamente el horario contractual a todos los días laborables), descontinúelo. Esta práctica es considerada fraude por la Inspección y ahora, con la nueva norma, equivale a falsear datos con sanción por trabajador . Lo correcto es que el registro surja de la acción del empleado o de medios automáticos objetivos (p.ej., registro de login de ordenador, tarjeta de acceso, etc., siempre contrastables). Cualquier dato de jornada que se introduzca sin base real es un peligro: evítelo aunque luego el trabajador lo “confirme”, pues ya vimos que eso no es garantía suficiente.

• Formar e informar a los trabajadores. Un buen sistema es inútil si los empleados no lo utilizan adecuadamente. Es responsabilidad de RRHH capacitar al personal en el uso del nuevo sistema de fichaje: cómo y cuándo deben fichar, cómo corregir si cometen un error (p. ej. olvidarse de fichar una salida), qué conceptos de tiempo son computables como trabajo y cuáles no (pausas, comida, etc.), tal como resaltó el Tribunal Supremo . Proporcione instrucciones claras por escrito –idealmente un pequeño manual o guía interna– y realice sesiones informativas. Además, comunique la política de la empresa: enfatice que el registro es obligatorio para todos, que no se tolerarán manipulaciones (ni por parte de jefes ni de empleados), y recalque el derecho del trabajador a no ser penalizado por anotar todas sus horas (incluidas las extraordinarias). Crear esta cultura de cumplimiento es clave para que el sistema sea veraz.

• Revisar la política de horas extra y jornada flexible. Muchas distorsiones en el registro surgen cuando existen horas extra no pagadas o bolsas de horas informales. Aproveche la reforma para regularizar estas situaciones. Si se espera que el personal haga horas de más, implante mecanismos de autorización y contabilización formal. Recuerde que el registro horario debe reflejar todo el tiempo de trabajo efectivo, y que las horas por encima de la jornada pactada son horas extra que deben compensarse o pagarse. Con la entrega mensual de resumen de horas , el trabajador verá claramente si acumuló extras. RRHH debe asegurarse de llevar control de esas desviaciones y gestionar las compensaciones conforme a la ley o convenio. Asimismo, si su empresa tiene jornada flexible o teletrabajo, el sistema digital elegido debe poder manejar estas situaciones (p.ej., permitir fichajes fraccionados, diferentes ubicaciones, etc., siempre con fiabilidad).

• Garantizar la conservación y accesibilidad de los registros. La obligación de conservar los registros 4 años sigue vigente. Asegúrese de que el nuevo sistema almacena de forma segura todos los datos y que, ante una inspección o requerimiento, pueden extraerse informes completos de cada trabajador. La nueva ley exige incluso la accesibilidad remota para la Inspección , por lo que el proveedor de software debería ofrecer funciones para compartir o visualizar registros en línea ante terceros autorizados. Verifique con su departamento de sistemas o proveedor que se cumplen estos requisitos (backup, exportabilidad, etc.).

• Actualizar documentos y contratos. Es conveniente revisar y actualizar las políticas internas, reglamentos o cláusulas contractuales relacionadas con la jornada y su registro. Por ejemplo, incluir en el reglamento de trabajo la obligatoriedad de fichar digitalmente, las sanciones disciplinarias por incumplir el registro (un trabajador que no ficha o falsifica su ficha también incurre en falta), y mencionar la prohibición de represalias si alguien reporta irregularidades del registro. Si existía un acuerdo de registro con la RLT (Representantes Legales de los Trabajadores), habrá que reunirse con ellos para adaptarlo a las nuevas exigencias electrónicas, documentando el cambio. En general, RRHH debe liderar el cumplimiento normativo, por lo que estar al día en la documentación evitará conflictos.

En conclusión, los responsables de RRHH deben anticiparse al cambio legal consolidando un sistema de control horario electrónico, objetivo y transparente. Esto no solo evita sanciones, sino que aporta claridad en la relación laboral. Como dice el refrán, “mejor prevenir que curar”: un buen registro horario protege a la empresa (frente a reclamos de horas) y al trabajador (frente a abusos de jornada). La legislación española camina decididamente hacia registros fiables y digitales, y las empresas deben caminar al mismo ritmo para no tropezar con la ley. Cumpliendo estas recomendaciones, RRHH podrá afrontar la nueva etapa con garantía y demostrar ante inspecciones o tribunales que el registro de jornada en su empresa es fidedigno, verificable y conforme a la normativa vigente.

Fuentes: Real Decreto-ley 8/2019 (art. 34.9 ET) ; Guía del Ministerio de Trabajo sobre Registro de Jornada ; Anteproyecto de Ley de Reforma Laboral 2024 (art. 34.bis ET) ; SAN 126/2019 (AN, 29 Oct. 2019) y SAN 116/2020 (AN, 9 Dic. 2020) ; STS 299/2022, de 5 Abr. 2022 ; STS de 18 Ene. 2023 (rec. 78/2021) ; Comunicado Ministerio de Trabajo (Yolanda Díaz) ; Noticias prensa especializada.