La falta de tiempo y la complejidad de mantener los registros de tus empleados al día no es una tarea fácil.

Un software para la gestión del tiempo de trabajo puede resultar muy útil para que tus empleados fichen, si integra todas las variables para que pueda ser implementado de manera exitosa. He aquí 4 claves para conseguirlo fácilmente:

1- Comunicar internamente la decisión de nuestra empresa para adoptar la realización de los registros horarios mediante un sistema de fichaje digital.

Esta cuestión no es un tema menor. Todo el mundo tiene que estar informado, y aún más importante debemos establecer inicialmente los métodos de fichaje preferidos para cada trabajador. Para ello, aquí, este documento ejemplo para que puedas adaptarlo a tus necesidades particulares, y que además te ayudará a cumplir con la normativa de privacidad y la nueva RGPD, estableciendo un acuerdo marco para la consolidación de esta nueva herramienta.

2- Determinar qué método es el adecuado para fichar en función de cada caso.

Muchas empresas realizan pruebas de funcionamiento en sus equipos para ver qué método es el más fácil, rápido y eficaz de implementar. Y tienden a considerar que:

Si optamos por el uso de una aplicación móvil debemos de tener en cuenta varios factores:

• Que pueda enviarnos notificaciones push recordatorio directamente al móvil del trabajador según su horario y así no olvidarse nunca de fichar. 
• Que pueda notificar a los managers del olvido de registros de sus empleados a modo de seguridad. Si el empleado, aun habiendo recibido el aviso, no registra las entradas, el manager podrá recordarle en caso de olvido. 
• Si queremos que lo haga todo automáticamente, y así olvidarnos de todo esto. La app deberá permitir utilizar los servicios de localización del teléfono y la tecnología de “Geofencing” para permitir a los usuarios establecer la ubicación de su lugar de trabajo y registrar automáticamente cuándo comienzan y terminan el trabajo, según su ubicación.
• Que pueda automatizar el registro una vez termina la jornada laboral de cada trabajador. Así, por un lado, el trabajador no tendrá que acordarse a última hora de realizar la salida, y por otro lado la empresa no estará registrando excedentes de horas de los empleados por equivocación.
  

Registro mediante teclado numérico / sensor biométrico o NFC;

Esta es una muy buena opción para empezar, y sí sobretodo no estamos acostumbrados a llevar un control de los registros. Al optar por este sistema, el uso rápidamente se vuelve un habito ya que al estar a disposición de todos, de forma accesible y dónde todo el mundo tiene que pasar a registrar sus horas, hace que en la gran mayoría de casos garantizamos los registros al 100%.

La desventaja principal es qué, obviamente, estos no pueden utilizarse fuera de la oficina y adaptarse a la movilidad de los trabajadores. Con lo que sí estamos cada día en el mismo lugar va bien, pero sino, será mejor optar por hacerlo a través del móvil.

Registro mediante el uso del ordenador;

Debemos de tener en cuenta que este no enviará avisos de recordatorio, y que no estará a disposición de los empleados a menos que de forma voluntaria hagan el marcaje por internet.

Una opción, bastante extendida, es facilitar una configuración a través de sistema operativo que permita que cuando se encienda el ordenador, automáticamente se abra el navegador y al mismo tiempo configuramos que la página de inicio de nuestro navegador nos abra directamente la url de nuestro sistema de registro horario. Eso facilitará mucho su adecuación y buen funcionamiento.

3- Enviar los informes de horas a todos los trabajadores regularmente.

Aunque sólo sea obligatorio para los contratos de tiempo parcial, si enviamos los informes de manera regular a cada trabajador, con el detalle de las horas de entrada y salida realizadas cada día durante cada mes.

Estableceremos un marco de funcionamiento colaborativo entre trabajador y empresa con él que ayudamos a que este esté actualizado, cumpla con la obligatoriedad legal y forme parte del funcionamiento interno de la empresa.

Si además nuestro sistema nos permite enviar estos informes de manera automatizada, la gestión será mucho más fluida y el proceso mucho menos laborioso.

4- Utilizar marcadores horarios de referencia.

Ya sea que prefieras un timbre estridente o bien música relajada o cualquier alarma de nuestros smartphones, nos podrá servir muy bien para gobernar los tiempos desde el inicio y el fin de la jornada laboral.

Al usar el sonido en nuestros espacios inoculamos el recordatorio presente eso si, sólo para aquellos que tengan una jornada laboral marcada, con una hora de entrada, descansos y salida totalmente fija.

En caso de tener un horario flexible, generar alarmas individuales basadas en nuestra rutina habitual nos ayudará a mantener la rigurosidad del registro de la jornada laboral en nuestra empresa.

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