¿Estás preparado para las multas de hasta 7.000 euros por empleado?

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¿Sabías que no llevar un control horario adecuado podría costarle a tu empresa hasta 7.000 euros por trabajador en sanciones?

Si aún utilizas hojas de Excel o métodos manuales para registrar las jornadas de tus empleados, te estás exponiendo a un incumplimiento normativo que puede tener graves consecuencias económicas y legales.

Los síntomas del problema son claros:

• Falta de control real sobre las horas trabajadas.

• Inseguridad cuando se presenta una inspección laboral.

• Confusión sobre cómo implementar un sistema que realmente cumpla con la normativa.

Aunque el gobierno ha dado un margen temporal a las empresas mientras negocia con sindicatos y patronales, el control horario electrónico obligatorio ya está aprobado por ley. A partir de 2025, las empresas deberán garantizar un sistema fiable, digital y trazable que respalde las jornadas trabajadas de forma inequívoca.

Los Excel y métodos manuales ya no son válidos

Del papel al digital

Desde 2019, el registro horario es obligatorio para todas las empresas en España. Sin embargo, muchas organizaciones han seguido utilizando soluciones temporales:

• Hojas de Excel.

• Registros manuales.

• Métodos improvisados de control.

Estos métodos pueden parecer funcionales en el día a día, pero en caso de una inspección laboral, su uso puede volverse en tu contra por una razón clave: no son fiables ni trazables.

• No garantizan que los datos no sean manipulados.

• No cumplen con las exigencias del Estatuto de los Trabajadores ni con los convenios colectivos.

• Dificultan las auditorías internas y externas.

“Un registro horario eficiente no solo es un requisito legal; es una herramienta que protege a la empresa y a los empleados. Si no puedes demostrar la jornada real trabajada, estás en problemas.”

El gobierno ya tiene la ley lista: la tregua tiene fecha de caducidad.

Actualmente, las negociaciones entre el gobierno, sindicatos y patronales han retrasado ligeramente la exigencia de un sistema digital obligatorio. Sin embargo, la normativa ya está aprobada y tendrá vigencia en 2025. Las empresas tienen un margen limitado para adaptarse y evitar las sanciones:

• Implementar un sistema de control horario electrónico es ahora la única alternativa válida.

• Este sistema debe ser:

• Digital.

• Trazable e inalterable.

• Alineado con los convenios colectivos y normativas laborales vigentes.

Problemas comunes y ejemplos prácticos: el peligro de no actuar a tiempo

Ejemplos reales:

Imagina esta situación:

Una pyme lleva años utilizando hojas de Excel para registrar las horas trabajadas. Durante una inspección, la autoridad solicita comprobar los registros de fichaje.

¿El resultado?

• El inspector descubre inconsistencias y posibles manipulaciones en los datos, o no cumple con los requisitos de trazabilidad exigidos por ley.

• La empresa recibe una sanción de 4.200 euros por tener un solo empleado que se negaba a fichar durante 1 año entero.‍

➡️ Solución recomendada: Implementar un control horario digital 100% normativo, como explicamos en este artículo sobre sistemas efectivos para el control horario.

Imagina esta otra situación:

Un restaurante familiar en Aragón fue sancionado con 700 euros debido a un descuido en el fichaje manual de un empleado que ya no trabajaba en la empresa. Aunque los registros en papel parecían suficientes, la falta de trazabilidad y la imposibilidad de demostrar las horas trabajadas durante dos meses resultaron en una multa inmediata.

¿Cómo evitar esto?

Un sistema digital automatizado habría registrado de manera fiable y trazable las jornadas, evitando no solo la multa, sino también el impacto en la reputación del negocio.

➡️ Más sobre este caso aquí: 700€ de multa por dos meses sin fichar.

O esta otra situación...

Los convenios colectivos establecen límites claros sobre las horas trabajadas, pausas y horas extras. Sin un sistema automatizado, demostrar que cumples con estas normas es prácticamente imposible:

• Dificultad para calcular horas extras acumuladas.

• Problemas para documentar informes validados por el trabajador.

• Dificultad para cuadrar los días de vacaciones.

• Imposibilidad de trazar los cambios o incidencias de fichaje.

El uso de herramientas improvisadas como Excel o fichajes manuales puede parecer económico a corto plazo, pero su falta de trazabilidad pone a tu empresa en riesgo. Las inspecciones laborales son cada vez más estrictas, y las sanciones, más elevadas.

El control horario digital 100% normativo: la única solución válida

Con la llegada del control horario electrónico obligatorio, los métodos tradicionales como Excel y registros manuales ya no cumplen con la normativa. Las inspecciones laborales demandan sistemas que sean:

• Automatizados: Eliminan el margen de error humano.

• Trazables: Aseguran que los datos no puedan ser manipulados.

• Conformes al convenio colectivo: Reflejan las horas trabajadas, descansos y extras, en línea con la normativa laboral vigente.

Características de un sistema normativo

Un control horario digital normativo debe:

1. Garantizar la integridad de los datos: Cada fichaje debe ser inalterable y estar disponible en tiempo real.

2. Facilitar informes automatizados: Generar documentos para inspecciones y auditorías sin esfuerzo.

3. Adaptarse a tu convenio colectivo: Cumplir con las particularidades de cada sector y empresa.

Por qué los softwares actuales no siempre son suficientes

Muchas empresas han optado por softwares genéricos de control horario. Sin embargo, no todos los sistemas cumplen con las exigencias legales, lo que puede exponer a sanciones imprevistas.

Errores comunes en softwares de fichaje:

• Falta de trazabilidad: No bloquean modificaciones en los registros.

• Ausencia de informes normativos: No generan reportes claros y conformes a la normativa.

• Integración limitada: No se adaptan a las necesidades específicas de cada convenio colectivo.

“Contar con un sistema incompleto puede ser igual de perjudicial que no tener ninguno.”

➡️ Aprende a elegir un sistema normativo en nuestro artículo: Cómo implementar un control horario digital efectivo.

Implementar un sistema completo y normativo

3. Implementar un sistema completo y normativo

Para cumplir con la normativa y evitar sanciones, es fundamental optar por un sistema que:

• Automatice los registros de fichaje diario, incluyendo teletrabajo.

• Genere informes personalizados para adaptarse a las auditorías.

• Cumpla al 100% con la normativa vigente.

¿Por qué elegir una solución profesional como INWOUT?

“Con un sistema de control horario como INWOUT, puedes olvidarte de los riesgos y centrarte en tu negocio.”‍

Ventajas clave:

• Informes automatizados y actualizados.

• Adaptación específica a tu convenio colectivo.

• Cumplimiento total con el Estatuto de los Trabajadores.

• Trazabilidad garantizada: Protección contra manipulaciones.

• ¿Qué requisitos debe cumplir un control horario digital?

Debe ser trazable y adaptado a la normativa.

• ¿Por qué los registros manuales ya no son válidos?

Carecen de trazabilidad y no cumplen con los requisitos de integridad de los datos.

• ¿Qué pasa si una empresa no implementa un sistema normativo antes de 2025?

Podría enfrentarse a multas de hasta 7.000 euros por empleado y sanciones adicionales por incumplimientos reiterados.

• ¿Cómo elegir el mejor software de control horario?

Busca opciones adaptadas a tu sector que ofrezcan trazabilidad y automatización.

➡️ Descubre más sobre las características esenciales de un sistema digital aquí: Nos olvidamos de modificar fichajes.

La solución al problema no es solo digitalizar el registro horario, sino implementar un sistema que garantice trazabilidad, cumplimiento y tranquilidad frente a inspecciones laborales. La única alternativa válida es un control horario digital 100% normativo, diseñado para proteger tu empresa y facilitar la gestión diaria.

”¿Estás listo para cumplir con la normativa y dejar atrás los métodos manuales? El momento de actuar es ahora.

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