¿Puedo implementar fichaje digital sin el consentimiento del trabajador?

Con la llegada de nuevas normativas como las del Estatuto de los Trabajadores 2024, muchas empresas se han visto obligadas a adaptar sus sistemas de control horario. Entre ellos, el fichaje digital se ha convertido casi en estándar. Pero surge una pregunta incómoda que todo responsable de RRHH se ha hecho alguna vez: ¿puedo implantar este sistema sin el consentimiento del trabajador?

El contexto actual del fichaje digital

Desde la normativa de 2019 y con las actualizaciones más recientes, el control horario no es una opción. Es obligatorio, esté el trabajador en la oficina o trabajando en remoto. La ley exige registrar las horas de entrada y salida, y muchas empresas han optado por digitalizar este proceso para cumplir sin complicarse la vida.

Ahora bien, digitalizar no es sinónimo de “hacer lo que queramos”.

Como responsable de equipos, he vivido ambas caras: empresas que lo hacen bien y otras que implantan sin consultar, generando rechazo, desconfianza e incluso conflictos legales.

¿Hace falta consentimiento?

Aquí viene la parte delicada. ¿Puedo activar el fichaje digital sin pedir permiso? La respuesta es: depende.

En términos generales, cualquier sistema que recoja datos personales —como hora de entrada, salida, geolocalización o actividad en dispositivos— debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018. Eso implica informar claramente y, en algunos casos, recabar consentimiento explícito.

“La implementación de un sistema de fichaje digital debe considerar siempre el consentimiento informado del trabajador.”

Pero hay matices. Si existe un acuerdo colectivo en la empresa que recoge el uso de sistemas digitales, el consentimiento puede estar implícito en dicho acuerdo. También se puede justificar la necesidad del sistema si el objetivo es cumplir con una obligación legal, como la de registrar la jornada.

Casos en los que no hace falta consentimiento

En mi experiencia, hay dos escenarios donde no necesitas pedir permiso explícito:

• Si el sistema no invade la privacidad más allá del registro horario básico.

• Si lo regulas dentro de un acuerdo colectivo o un reglamento interno firmado por la plantilla.

Lo que no puedes hacer es instalar un sistema de fichaje con GPS o reconocimiento facial sin informar o sin una base legal clara. Ahí sí estás entrando en terrenos pantanosos.

Beneficios del fichaje digital (cuando se hace bien)

• Más transparencia: no hay dudas sobre quién trabaja, cuándo y cuánto.

• Mejor gestión: el equipo de RRHH gana visibilidad sobre ausencias, retrasos y extras.

• Evita conflictos: si alguien reclama horas extra, tienes registros fiables.

Eso sí, todo esto solo funciona si lo acompañas de formación y comunicación.

He visto los dos extremos

Una vez ayudé a una pyme a implantar un sistema de fichaje digital. Lo hicimos paso a paso: reuniones previas, pruebas piloto, recoger opiniones. Resultado: aceptación total. Nadie lo vio como vigilancia, sino como herramienta.

En otra empresa, lo impusieron de golpe y sin avisar. El sistema usaba geolocalización y avisaba por correo si alguien fichaba fuera de la zona. Resultado: malestar, quejas al delegado sindical y un par de bajas voluntarias. Y todo por no explicar bien las cosas.

Buenas prácticas para implantarlo

• Consulta primero: pregunta antes de imponer. Escucha inquietudes.

• Explica para qué sirve: no solo qué datos recoge, sino cómo se usan.

• Da formación: la herramienta puede ser sencilla, pero la confianza no se instala sola.

• Revisa periódicamente: actualiza las políticas y da opciones si hay problemas.

“He aprendido que, en gestión de personas, la forma pesa tanto como el fondo. Una buena herramienta mal comunicada se convierte en un problema.”

Legalmente puedes implantar fichaje digital si cumples ciertos requisitos, pero hacerlo sin consentimiento informado y sin diálogo suele ser un error. El control horario es una obligación, sí. Pero el cómo lo implementas marcará la diferencia entre tener una herramienta útil o una fuente de conflictos.

Promover una cultura de transparencia empieza por explicar, escuchar y adaptar. Y si el sistema de fichaje es parte de eso, mejor que sea bien recibido y no impuesto.