Qué dice la ley sobre fichar en remoto

Cuando hablamos de trabajo en remoto, es frecuente que los responsables de equipos humanos nos preguntemos: “¿Cómo cumplimos con las obligaciones de fichar a distancia sin volvernos locos ni presionar demasiado a la plantilla?”. Aquí tienes una guía que combina experiencia práctica (casos reales, consejos directos) y referencias legales (qué dice el BOE, ejemplos de sanciones, etc.) para que el fichaje remoto deje de ser un dolor de cabeza.

1. Por qué hay que fichar, aunque sea en remoto

La realidad es que la normativa española (artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y el RD-ley 8/2019) exige llevar un control de las horas trabajadas, ya sea en la oficina o en casa. Da igual dónde estés físicamente: si hay un contrato laboral, toca fichar. Y no fichar no es una opción.

Ejemplo real: Hubo una empresa multada con 67.000 € por registrar las horas en una libreta informal que no cumplía los requisitos mínimos (puedes verlo en el BOE y otras fuentes).

Moraleja: Mejor invertir un poco de tiempo y recursos en un sistema formal que acabar lamentándolo más tarde.

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Lo que me ha demostrado la experiencia es que el registro horario protege tanto al empleado como a la empresa. Cuanto más transparente sea el proceso, menos roces y mejor clima laboral.

2. ¿Es legal fichar con el móvil personal?

Sí, es legal, siempre que cumplas la normativa de privacidad. Esto implica no recopilar datos innecesarios y mantenerlos a buen resguardo. Aun así, a veces la gente se siente incómoda si percibe que la empresa “rastreará” su ubicación. Por eso, explica bien qué datos se recogen y con qué fin, y elimina cualquier información sensible tras el periodo de tiempo que marca la ley (habitualmente, 4 años).

Ventaja: El empleado no necesita dispositivos extra.

Desventaja: Recelos de privacidad (“¿me están siguiendo?”).

Asegúrate de tener una política de protección de datos sólida y de compartirla abiertamente. Así la plantilla verá que no estás haciendo “gran hermano” y sabrá por qué fichar con el móvil no es un problema.

3. Sanciones por no fichar: más de lo que imaginas

He visto sanciones que van de los 700 a los 6.000 euros. Pero también hay casos con multas mucho más altas si se demuestra fraude o descontrol reiterado. El Ministerio de Trabajo se toma muy en serio el control horario.

Ejemplo: Una pequeña empresa con teletrabajo pensó: “Nadie se va a dar cuenta”. Llegó una inspección sorpresa y la multa casi les hizo cerrar.

Conclusión: No fichar o hacerlo mal te puede salir muy caro, no solo en multas, sino también en pérdida de confianza interna.

4. ¿De quién es la responsabilidad?

Como responsables de equipos humanos, nos toca asegurarnos de que todo el mundo sepa cómo fichar y de que haya un sistema accesible.

• La empresa está obligada a brindar la herramienta y las pautas.

• El empleado, a cumplir con el registro horario.

Si alguien se niega (porque no quiere usar su móvil personal o simplemente “pasa del fichaje”), la empresa puede llegar a sancionarle. Hay sentencias, como la del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, que amparan el despido por incumplir de forma sistemática la obligación de fichar.

5. Por qué un buen sistema de fichaje remoto es clave

He visto todo tipo de errores: plantillas que olvidan fichar, nóminas desajustadas por horas sin registrar, o responsables de RRHH corrigiendo informes a mano hasta tarde. Cuando no hay un sistema decente, siempre pagan justos por pecadores.

Solución:

• Usa herramientas digitales que sean fáciles y ágiles.

• Ofrece un tutorial breve o una pequeña formación.

• Revisa al menos una vez al mes que la gente ficha bien.

Ejemplo: Muchos optan por INWOUT (u otras aplicaciones) que permiten fichar en remoto y cumplir con la normativa de manera sencilla. Lo digo por experiencia: se reduce el caos y aumenta la transparencia.

6. ¿Y si no quieren usar el móvil personal?

No todo el mundo está cómodo con ello, especialmente si se siente vigilado. Opciones alternativas:

• Terminales de fichaje en la oficina (para los que van físicamente).

• Aplicación corporativa en un portátil de la empresa.

• Relojes de fichaje o tarjetas (más tradicional, pero útil para lugares con mala conexión).

Lo importante es que haya varias vías y que la gente entienda cómo hacerlo. Si la empresa no ofrece alternativas claras, tampoco puede exigir que el empleado use su propio dispositivo.

7. El futuro del fichaje remoto

El teletrabajo ha llegado para quedarse. Cada vez más, aparecen sistemas de:

• Geolocalización (geofence): registra la entrada al detectar tu llegada.

• Biometría online: huella, reconocimiento facial a través de la cámara, etc.

• Inteligencia artificial: analiza la actividad real en el ordenador (aunque aquí el debate ético y legal es mayor).

Mi experiencia: cualquier innovación va acompañada de mucha comunicación. Si no, la plantilla lo ve como un espionaje, y la tensión sube.

8. Fichar en remoto, sí o sí

La ley es clara: el registro horario es obligatorio en cualquier modalidad de trabajo. Que sea un proceso fluido o un suplicio depende totalmente de cómo lo apliques.

1. Informa: Explica por qué se ficha, qué datos se recogen y qué beneficios hay.

2. Facilita: Ofrece herramientas y opciones. Asegúrate de que todos puedan fichar sin complicaciones.

3. Evita sanciones: Un buen sistema digital evita disgustos ante una inspección.

4. Respeta la privacidad: Recoge y guarda solo lo imprescindible; descarta datos sensibles cuanto antes.

Frase clave: “Al final, fichar en remoto es una forma de justicia: garantiza que nadie trabaje de más sin cobrarlo y que la empresa cumpla con la ley.”

No lo dejes para mañana. Implementa una solución que cumpla, forma a tu equipo y ahórrate dolores de cabeza. En un par de semanas todo el mundo estará acostumbrado y te lo agradecerá a largo plazo.

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