Todo por un pequeño despiste en el control manual de las horas de un empleado que, en el momento de la inspección, ya no trabajaba allí. El caso pone de manifiesto cómo la Inspección de Trabajo se está endureciendo, especialmente en sectores como la hostelería. Hoy analizamos esta experiencia real para entender qué ha cambiado en la normativa y qué medidas pueden tomar las empresas para evitar sanciones.

¿Qué ocurrió realmente en este restaurante?

Hace solo una semana, la propietaria de este pequeño restaurante familiar de Aragón recibió una visita inesperada: un inspector de trabajo se presentó para revisar los registros horarios de sus empleados. A pesar de ser un negocio que llevaba años operando con la mejor de las intenciones y cumpliendo la mayoría de las normativas, la inspección encontró un punto débil: dos meses de fichajes manuales de un trabajador que ya no estaba con ellos.‍

“La multa llegó como un mazazo. El trabajador ya llevaba meses fuera y no pudimos ni siquiera explicarlo… Todo por un desfase en los registros manuales.”‍

El problema no era que el restaurante no tuviera fichajes en regla. En realidad, sí los tenía, pero en papel. Y justo esos dos meses en los que el trabajador no hizo sus fichajes manualmente fueron suficientes para que la Inspección sancionara a la propietaria. Pero lo que más impactó fue la falta de flexibilidad por parte de la autoridad, ya que, al tratarse de registros en papel, no había forma de demostrar si hubo algún malentendido o si realmente las horas habían sido trabajadas de forma correcta.

‍¿Por qué las inspecciones son más severas?

La hostelería concretamente ha sido identificada como uno de los sectores con mayor riesgo de incumplimientos en el control de la jornada laboral. Por esta razón, las inspecciones se han intensificado y regularizado, lo que significa que no se trata de visitas esporádicas, sino de un control sistemático que busca identificar cualquier irregularidad, por pequeña que sea. Los inspectores van directos a revisar los registros de jornada, especialmente los manuales, ya que son más susceptibles de errores y manipulaciones.

El problema es que, aunque un negocio como este restaurante haya intentado cumplir la normativa, la falta de un sistema electrónico de control horario le jugó en contra. Y esta tendencia no parece que vaya a aflojar, ya que se espera que en los próximos meses la obligatoriedad de utilizar registros electrónicos se vuelva mucho más estricta. Pero, ¿por qué se está actuando con tanta firmeza? Si quieres saber más sobre la obligación de digitalizar los registros, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo la obligación del registro horario electrónico impactará a las empresas en 2025.

¿Por qué los registros manuales ya no son suficientes?

Aunque la normativa actual permite los registros en papel, el enfoque está cambiando rápidamente. La digitalización del registro horario no es solo una cuestión de modernización, sino de seguridad y transparencia. ¿El motivo? Los registros manuales pueden ser fácilmente manipulados, tanto por el trabajador como por el empleador, y eso genera una falta de confianza en la veracidad de los datos. Esto se traduce en sanciones más severas, ya que las inspecciones consideran estos registros como poco fiables.

Por eso, las multas por deficiencias en los registros han aumentado, y ya no se limitan a un simple “tirón de orejas”. La gravedad se calcula ahora por cada empleado que no ficha, lo que multiplica las posibles sanciones si la irregularidad afecta a varios trabajadores. Además, se penaliza más duramente cuando no se puede asegurar que las horas registradas reflejan realmente la jornada trabajada. En el caso del restaurante aragonés, aunque solo hubo un empleado afectado, el uso de un sistema manual y las lagunas en los fichajes bastaron para aplicar la sanción sin concesiones.

Un caso similar de sanciones más graves ocurrió en mayo de 2024, en una empresa que fue obligada a pagar más de 67.000€ por horas extra que estaban registradas manualmente en una libreta. La falta de un sistema electrónico generó una sanción ejemplar por no poder justificar adecuadamente las horas trabajadas. Puedes leer más sobre este caso en el artículo: 67.000€ por horas extra en una libreta: la empresa no registraba la jornada.

¿Qué consecuencias puede tener no llevar los fichajes al día?

La normativa se ha vuelto clara: no tener los fichajes al día no es negociable y puede acarrear sanciones importantes. Pero no se trata solo de evitar una multa. No tener los registros correctos puede generar otros problemas, como:

1. Conflictos laborales: Si un empleado reclama horas no contabilizadas, la falta de registros precisos dificulta la defensa de la empresa.

2. Deterioro de la relación con los empleados: Los registros manuales dan lugar a errores que pueden minar la confianza entre empleador y trabajadores.

3. Pérdida de reputación: Las sanciones pueden llevar a problemas de imagen que afecten la credibilidad de la empresa frente a clientes y empleados potenciales.

4. Sanciones económicas que se acumulan: Si la irregularidad afecta a varios empleados, la multa puede ser mucho mayor, calculándose por cada trabajador sin fichaje.

¿Cuál es la solución para evitar sanciones?

Evitar este tipo de situaciones es sencillo si se cuenta con un sistema de registro horario electrónico que cumpla con la normativa vigente. Pero no basta con cualquier sistema. Es fundamental que garantice la integridad de los datos y que esté adaptado a las exigencias actuales para evitar cualquier tipo de manipulación.

¿Por qué elegir INWOUT para gestionar el registro horario?

INWOUT no es solo una herramienta de fichaje. Es una solución pensada para proteger a las empresas y garantizar que todo esté en orden ante cualquier inspección. ¿Qué hace de INWOUT la opción ideal?

• Seguridad y veracidad de los datos: Cada fichaje se realiza con un sistema de validación que impide manipulaciones.

• Digitalización y automatización: Los datos se guardan de forma automática y segura, eliminando los errores de los registros en papel.

• Cumplimiento garantizado: INWOUT está diseñado para cumplir con todas las normativas actuales y adaptarse a las nuevas exigencias, como la prohibición inminente de los registros manuales.

• Transparencia y acceso en tiempo real: Permite consultar los registros en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, proporcionando trazabilidad completa.

• Adaptación a sectores específicos: INWOUT entiende las necesidades particulares de sectores como la hostelería, donde la jornada puede ser variable y las inspecciones más rigurosas.

¿Cómo cambiar de un registro manual a un sistema digital?

Pasar de un sistema manual a uno digital no tiene por qué ser complicado. El primer paso es concienciar a todo el equipo sobre la importancia de la transición y los beneficios de utilizar un sistema digitalizado. La resistencia al cambio suele ser uno de los principales obstáculos, pero es clave explicar que se trata de una medida que protege a todos: tanto al empleador como a los empleados.

1. Evaluar las necesidades del negocio: Antes de implementar un sistema, es importante identificar qué características específicas se necesitan. Por ejemplo, en hostelería, es útil tener funcionalidades como el control de horas extra y la gestión de jornadas variables.

2. Elegir la herramienta adecuada: No todos los sistemas son iguales. Es crucial optar por una solución que ofrezca seguridad y cumpla con la normativa vigente.

3. Capacitar al personal: Asegurarse de que todos los empleados saben cómo usar el sistema y entienden los beneficios que les aporta.

4. Monitorizar y ajustar: Durante los primeros meses, es recomendable revisar periódicamente el sistema para asegurar que todos los procesos se están realizando correctamente.

¿Qué podemos aprender de este caso?

El caso del restaurante en Aragón nos deja una lección clara: no hay margen de error. Aunque se trate de un descuido en los fichajes manuales de un trabajador que ya no está, las inspecciones no contemplan excepciones. Y, con la inminente obligatoriedad de los registros electrónicos, las empresas deben prepararse para adaptarse cuanto antes.

El uso de herramientas como INWOUT no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también evita tensiones y malentendidos que pueden resultar en sanciones y problemas internos. Al final, la clave está en implementar un sistema que garantice la transparencia y la protección de todas las partes involucradas.

Las inspecciones laborales ya no se toman a la ligera los descuidos en los registros de jornada, especialmente en sectores como la hostelería. No tener los fichajes al día, aunque sea de un solo trabajador, puede resultar en sanciones importantes y dolores de cabeza.

Protege tu negocio y evita sustos con INWOUT>

‍

‍